Mitarbeitergespräche führen – so profitieren alle

3 Tipps – Erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen

Mitarbeitergespräche zu führen, löst häufig Unbehagen bei allen Beteiligten aus. Die Gründe dafür sind vielfältig: Angestellte fürchten negatives Feedback oder haben Angst davor, dass ihre Wünsche nicht ausreichend Berücksichtigung finden könnten. Führungskräfte hingegen scheuen den Zeitaufwand oder tun sich schwer, wenn es in den Gesprächen um schwierige Themen wie Kündigung oder Abmahnung geht. Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie das Mitarbeitergespräch für beide Seiten gewinnbringend verlaufen kann.

Mitarbeitergespräche führen – viel Raum für Austausch abseits vom Tagesgeschäft

Mitarbeitergespräche ermöglichen Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen, sich über eine Vielzahl von arbeitsbezogenen Themen auszutauschen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten: So können nicht nur Wertschätzung oder Kritik in einem geschützten Rahmen vermittelt, sondern auch Konflikte gelöst werden, bevor sie eskalieren. Nicht zuletzt tragen Personalgespräche auch zur Motivation von Mitarbeitern bei. Dazu unterscheidet man generell zwei verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen:

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Diese Mitarbeitergespräche ergeben sich aufgrund eines konkreten Anlasses und sind deshalb inhaltlich meist nur auf ein einziges Thema oder Problem fixiert:

• Grobes Fehlverhalten eines Mitarbeiters
• Wichtige Änderungen in Arbeitsabläufen
• Sehr schlechte oder sehr gute Arbeitsergebnisse eines Mitarbeiters
• Konflikte im Team oder mit dem Vorgesetzten

Institutionalisierte Gespräche

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche sind thematisch breit gefächert und werden regelmäßig in einem festgelegten zeitlichen Abstand geführt, meist alle sechs oder zwölf Monate:

• Feedback zur Arbeitsleistung des Mitarbeiters seit dem letzten Gespräch
• Persönliche Zielvorstellungen und Wünsche zur Weiterentwicklung
• Vereinbarung von Weiterbildungsmaßnahmen oder Coachings
• Arbeitsvertragliche Themen wie Gehalt oder Anzahl der Urlaubstage
• Feedback zur Arbeitsatmosphäre
• Austausch von Vorschlägen und Ideen zur weiteren Zusammenarbeit

Tipp 1: Vorbereitung ist das A und O, um gute Mitarbeitergespräche zu führen

Natürlich sprechen Chef und Mitarbeiter auch ohne festgelegten Gesprächstermin miteinander. Um sich über komplexe Themen auszutauschen und Probleme nachhaltig zu lösen, sind Mitarbeitergespräche unter vier Augen jedoch die bessere Methode.

Die goldene Regel für alle Beteiligten lautet dabei: Eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Immerhin sollen in einem Mitarbeitergespräch Erwartungen ausgetauscht, Konflikte geklärt oder Wünsche, Ziele und Ideen ausgelotet werden. Das gelingt in den allermeisten Fällen nicht mit einem Small Talk an der Kaffeemaschine. Doch keine Angst vor dem Zeitaufwand! Bereiten Mitarbeiter und Vorgesetzte das Gespräch umfassend vor, ist der erfolgreiche Ausgang des Austauschs wahrscheinlicher und der nachträgliche Nutzen umso größer.

• Genügend Zeit einplanen: In der Ruhe liegt die Kraft. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit für den Austausch mit Ihrem Mitarbeiter. So müssen Sie nicht mitten im Gespräch abbrechen, um einen anderen Termin wahrzunehmen oder den Meetingraum für andere Kollegen frei zu machen. Führen Sie das Mitarbeitergespräch unter Zeitdruck, bleiben außerdem mögliche wichtige Punkte ungeklärt und Ihr Gegenüber gewinnt den Eindruck, dass Sie die Sache einfach nur schnell hinter sich bringen wollen.
• Informieren Sie den Mitarbeiter frühzeitig: Legen Sie den Gesprächstermin so rechtzeitig fest, dass sich Ihr Gesprächspartner ebenfalls gründlich auf das Gespräch vorbereiten kann. Helfen Sie, indem Sie ihm schon mit der Gesprächseinladung einen kleinen Katalog mit Fragen zukommen lassen, die Sie im Gespräch klären wollen (Bei welchen Aufgaben brauchen Sie Hilfe? Was motiviert Sie? Wie kann ich Sie bei Ihrer Weiterentwicklung unterstützen? usw.).
• Holen Sie alle nötigen Informationen ein: Besorgen Sie sich wichtige Daten und Zahlen, um Ihre Argumente im Gespräch untermauern zu können. Dazu gehören auch Vereinbarungen aus vorherigen Mitarbeitergesprächen und Einschätzungen von anderen Kollegen.
• Überprüfen Sie Ihre Einstellung zum Gesprächspartner: Um ein möglichst objektives Mitarbeitergespräch führen zu können, sollten Sie Ihre Einstellung zum Gegenüber unter die Lupe nehmen. Hegen Sie eine persönliche Antipathie gegen den Mitarbeiter, sodass Ihre Urteilsfähigkeit beeinflusst werden könnte? Überlegen Sie sich Strategien, wie Sie diese persönlichen Gefühle möglichst vollständig aus dem Gespräch heraushalten können.

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Tipp 2: Mit der richtigen Gesprächsführungstechnik gehen beide Parteien mit Gewinn aus dem Gespräch

Wenn Sie sich umfassend auf das Mitarbeitergespräch vorbereitet haben, gehen Sie bereits mit einem guten Rüstzeug in das Gespräch. Doch auch im weiteren Verlauf können Sie mit wenigen grundlegenden Verhaltensweisen dafür sorgen, dass der Austausch positiv und gewinnbringend erfolgt:

• Sorgen Sie für eine ungestörte Gesprächsumgebung: Störenfriede wie Handyklingeln, Baustellenlärm oder plötzliches Hereinplatzen anderer Kollegen haben in einem Mitarbeitergespräch nichts zu suchen.
• Stellen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre her: Damit Mitarbeiter offen Ihre Ansichten vertreten können, müssen Sie dem Vorgesetzten vertrauen können. Aufmerksames Zuhören, respektvolle Wortwahl und ehrliches Interesse am Gesprächspartner können dabei helfen. Zu vermeiden sind hingegen endlose Monologe, emotional aufgeladene Wortgefechte oder gar wüste Beschimpfungen.
• Strukturieren Sie das Gespräch: Ein Mitarbeitergespräch zu führen heißt, das Gespräch strukturiert ablaufen zu lassen. Sorgen Sie also dafür, dass wichtige Punkte besprochen werden, alle zusätzlichen Fragen jeweils abschließend geklärt werden können und Sie sich nicht in Kleinigkeiten verzetteln.
• Diskutieren Sie sachlich und lösungsorientiert: Das Ziel eines Mitarbeitergesprächs sollte immer sein, dass Probleme ernst genommen und vertretbare Lösungen für beide Parteien gefunden werden können. Damit das gelingt, sollten Sie Argumente sachlich und möglichst konkret vortragen. Äußern Sie Kritik außerdem immer konstruktiv und mit umsetzbaren Lösungsvorschlägen.
• Treffen Sie realistische Zielvereinbarungen: Damit dem Mitarbeitergespräch auch Taten folgen können, sollten Sie sich am Ende des Gesprächs auf beiderseitig vertretbare Ziele einigen. Als Führungskraft sollten Sie dem Mitarbeiter in diesem Zusammenhang auch mitteilen, in welchem Zeitabschnitt Sie den Fortschritt kontrollieren werden und welche Hilfe Sie zur Zielerreichung anbieten können.

Tipp 3: Eine gute Nachbereitung trägt immer Früchte

Damit die im Mitarbeitergespräch vereinbarten Ziele auch tatsächlich in der besprochenen Form umgesetzt werden können, ist eine gründliche Nachbereitung des Gesprächs wichtig. Halten Sie deshalb alle getroffenen Vereinbarungen und Zielvorgaben in einem Gesprächsprotokoll schriftlich fest und lassen Sie es dem Mitarbeiter zukommen.