Die hybride Veranstaltung: Echtes Event, virtuelle Zuschauer

Vom heimischen Arbeitszimmer aus an einer internationalen Konferenz teilnehmen: Heutzutage ist das keine Seltenheit mehr. Ob beim Meeting-Streaming die monatlichen Zahlen analysieren, bei der Onlinekonferenz neuste wissenschaftliche Erkenntnisse diskutieren oder bei einem Hybridevent gemeinsam networken und Erfolge feiern: Halb physische, halb virtuelle Veranstaltungen machen es möglich, dass Menschen auf der ganzen Welt an einem Ereignis teilnehmen. Als Veranstaltungsexperten wissen wir bei meetinn natürlich genau, worauf es bei solch einem Event ankommt, wie man es plant und welche Vorteile es mit sich bringt.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Allgemein gesprochen ist eine hybride Veranstaltung ein Event, das zwei Aspekte kombiniert: Zum Beispiel ein Poetry Slam, welcher eine Lesung mit Elementen eines Wettkampfes kombiniert. Oder eine Protestaktion, bei der gleichzeitig getanzt und gefeiert wird. Vor allem heutzutage versteht man unter hybriden Events jedoch hauptsächlich Veranstaltungen, die physische und virtuelle Elemente kombinieren. Auf diese Weise werden Events zugänglicher und können ein größeres Publikum erreichen. 

Nicht zuletzt können Hybridevents auch finanzielle Vorteile haben. So kann zum Beispiel ein Event mit mehreren tausend Teilnehmern, das vom Veranstalter physisch niemals zu stemmen gewesen wäre, nun zum Beispiel mit fünfzig oder gar zwanzig anwesenden Teilnehmern durchgeführt werden. Die virtuell Teilnehmenden sollten jedoch auch die Möglichkeit haben, zu Wort zu kommen und sich aktiv zu beteiligen.

Wichtig zu wissen: Bei einer hybriden Veranstaltung wie einem Hybridmeeting oder einer Hybridkonferenz steht immer die physische Veranstaltung im Mittelpunkt. So sind weder ein Stream, bei dem eine Person einen Vortrag hält, noch eine Videokonferenz als hybrides Event zu bezeichnen.

Das brauchen Sie für ein hybrides Event

Eine hybride Veranstaltung benötigt genauso viel Planung wie ihre physische Entsprechung – wenn nicht sogar noch mehr! Denn zusätzlich zu Ihrer Location benötigen Sie nun auch die richtigen technischen Voraussetzungen, um den virtuellen Teil Ihres Hybridevents umzusetzen. Bei meetinn sind wir auf diese Herausforderungen bestens vorbereitet. In unseren modernen Konferenzzentren in ganz Deutschland verfügen wir über eine hervorragende technische Ausstattung, unter anderem mit stabilem und schnellem WLAN, Präsentationsbildschirmen, Beamer und mehr! Besonders schnelles Internet ist eine der Grundvoraussetzungen, dass Ihre hybride Veranstaltung zum Erfolg wird und technische Schwierigkeiten gar nicht erst auftreten.

Ebenfalls unverzichtbar ist vor allem bei den ersten Planungen von hybriden Veranstaltungen ein erfahrenes Team, das Ihnen in organisatorischen Fragen zur Seite steht. Wir bei meetinn beraten Sie gerne ausführlich, wenn Sie in unseren Konferenzräumen ein hybrides Event planen, und gehen gern auf Ihre individuellen Wünsche ein: zum Beispiel was die Bestuhlung oder das Catering für Ihre anwesenden Gäste betrifft. Sie würden gerne in einem unserer Konferenzzentren Ihre hybride Veranstaltung planen? Dann kontaktieren Sie uns gern für ein unverbindliches Angebot!

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Das sollten Sie bei einer hybriden Veranstaltung beachten

Sie sind noch neu in der Planung von hybriden Events? Diese Punkte sollten Sie dabei nicht aus den Augen verlieren:

• Finden Sie einen passenden Veranstaltungsort, der für Ihre physischen Teilnehmer passend gelegen ist und eine gute Ausstattung und Services bietet.
• Achten Sie auf die richtige Technik, gutes Internet und qualitativ hochwertige Kameras sowie Mikrofone.
• Testen Sie vor dem Veranstaltungstermin die Technik intensiv und machen Sie sich mit allen Funktionen Ihrer Geräte oder Programme vertraut. Starten Sie am besten eine kleine Testveranstaltung mit Kollegen.
• Achten Sie auf helle Räume und eine gute Beleuchtung während einer Übertragung.
• Beziehen Sie Ihre virtuellen Teilnehmer ein, indem Sie zum Beispiel digitale Umfragen oder ein Q&A ermöglichen.

Sind hybride Veranstaltungen die Zukunft?

Zwar bringen Hybridevents einen hohen Organisationaufwand mit sich, da zum gleichen Teil eine physische und eine virtuelle Veranstaltung geplant werden muss. Dennoch überwiegen vor allem für die Teilnehmer die Vorteile. Wer zum Beispiel in China sitzt, kann an einer hybriden Konferenz in Deutschland ganz einfach teilnehmen, ohne um die Welt zu fliegen. Und wer aus gesundheitlichen Gründen nicht an einem Meeting teilnehmen kann oder will, für den bietet ein hybrides Meeting die ideale Alternative.

Auch in der Zukunft werden hybride Events aus diesem Grund kaum mehr wegzudenken sein. Laut einer Umfrage während des Global Meeting Industry Day gaben 62% der Eventplaner an, dass sie in der Zukunft hybride Veranstaltungen durchführen werden. Dabei wird allerdings die physische Veranstaltung immer noch eine große Rolle spielen. Repräsentative Räumlichkeiten und durchdachte örtliche Konzepte bleiben also weiterhin relevant.

Eine hybride Durchführung ist für viele Arten von Events geeignet – mit ein wenig Kreativität wird hier vieles möglich! Wenn auch Sie Ihr nächstes Meeting hybrid veranstalten oder eine hybride Konferenz planen möchten, dann sollten Sie sich einen Partner suchen, der viel Erfahrung in diesem Bereich mitbringt. Bei meetinn sind wir bereits auf hybride Veranstaltungen eingestellt und wissen, wie wir diese zum Erfolg machen können. Dank flexibler Anmietungs- und Stornierungsbedingungen für unsere Räumlichkeiten bleiben Sie zudem äußerst spontan in Ihrer Planung. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie mehr dazu erfahren oder direkt einen Raum bei uns buchen möchten!